Sprawozdania finansowe są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności. To dokumenty, które powinny w sposób prawdziwy przedstawiać obraz firmy. Warunkiem sporządzenia rzetelnego sprawozdania jest odpowiednie wykonanie inwentaryzacji oraz rozliczenie działalności. Raport pozwala określić sytuację materialną firmy i stanowi cenne źródło informacji dla potencjalnych kontrahentów. Ważne jest więc, by został przygotowany w należyty sposób. O czym szczególnie warto tutaj pamiętać?

Wprowadzenie jest istotne…

Przez niektórych księgowych ta część traktowana jest pobieżnie – wpisują w nim oni ogólne stwierdzenia bez szczegółowej charakterystyki i odniesień do wykorzystanych w spółce zasad. Jest to poważny błąd, ponieważ brak takich informacji, może znacznie zaburzyć czytelność całego raportu i odbiorcy trudniej będzie zrozumieć jego treść.

We wstępie należy więc zawrzeć zasady rachunkowości, które są adekwatne do tych zastosowanych przy sporządzaniu sprawozdania. Wtedy odbiorca będzie mógł zapoznać się szczegółowo z zasadami przygotowania dokumentu i znacznie szybciej uzyska potrzebne informacje. 

Częstym uchybieniem początkowej części sprawozdania jest również brak danych dotyczących zagrożeń wynikających z dalszego prowadzenia działalności oraz informacji, czy sprawozdanie zostało przygotowane przy zamierzeniu kontynuacji działania. Pominięcie tych istotnych kwestii może wprowadzać audytorów w błąd.

Z jakich elementów składa się sprawozdanie?

Istnieje wiele wzorów dokumentu, które dostosowane są do charakteru działalności, wielkości firmy czy sposobów jej rozliczania. Jednak każdy raport musi zawierać podstawowe zagadnienia, jakimi są:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego – wyjaśniające wszystkie reguły rachunkowe zastosowane w treści dokumentu,
• rachunek zysków i strat – w którym umieszcza się szczegółowe informacje dotyczące wyników działalności operacyjnej z uwzględnieniem działań finansowych i nadzwyczajnych oraz obciążenia wyniku finansowego,
• bilans prowadzonej działalności,
• zestawienie zmian w kapitale własnym dostarczające aktualnych informacji odnośnie środków,
• rachunek przepływów pieniężnych,
• dodatkowe informacje – głównie związane z objaśnieniami.

Kiedy i gdzie należy złożyć sprawozdanie finansowe?

Firmy mają obowiązek utworzenia takiego dokumentu w czasie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia bilansowego. Zazwyczaj okres ten liczony jest od 31 grudnia.

Sprawozdanie finansowe w pierwszej kolejności przekazywane jest do sprawdzenia przez odpowiednie organy. W przeciągu maksymalnie 3 miesięcy muszą one skontrolować i zatwierdzić dokument lub odesłać do poprawy. Po wydaniu pozytywnej opinii kierownik jednostki przekazuje sprawozdanie:

• do urzędu skarbowego – najpóźniej w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia,
• do sądu rejestrowego – w ciągu 15 dni od daty akceptacji raportu.